4 Tipos de Reuniões que irão tornar a sua Liderança mais intencional 

30/1/2021
Adaptabilidade
"Fazer um check-in com cada pessoa na equipe - escutar, corrigir o curso, ajustar, perguntar, marcar, aconselhar, prestar atenção na intersecção entre a pessoa e o seu trabalho à sua frente - não é o que você faz além de liderar. Isto é o trabalho de liderar."

- Ashley Goodall & Marcus Buckingham

 

 Qual é a frequência com que você intencionalmente dedica tempo e energia para liderar a sua equipe?

 

Infelizmente é comum ver líderes deixando para um segundo plano o trabalho de liderar. Muitas vezes sobrecarregados com relatórios, e-mails para responder, projetos para avançar e o afunilamento das decisões, os líderes acabam por focar em questões mais urgentes. Com isso o trabalho de liderar acaba se diluindo no calendário e fica na base do "encaixe da agenda".

 

Mas existe um pressuposto fundamental no trabalho da liderança, e este pressuposto é a frequência. Sem frequência, o trabalho de liderar se perde. Liderar as vezes pode parecer como "enxugar gelo" ou encher um balde de água com um buraco no seu fundo - a frequência com que você coloca água neste balde deve ser maior do que a vazão do buraco, senão a liderança perde o seu efeito.

 

De fato, os dados revelam que fazer um check in com seus membros de equipe uma vez por mês é literalmente pior do que inútil. Enquanto líderes de equipe que fazem check in uma vez por semana veem um aumento de 13% no engajamento, aqueles que fazem uma vez por mês veem uma queda de 5% no engajamento.

 

É importante entender que as atividades de liderança não devem acontecer de forma orgânica ou reativa/impulsiva, mas é preciso que você seja intencional em projetar a estrutura necessária para garantir que as atividades de liderança se desenvolvam.

 

Neste sentido eu gostaria que você avaliasse, quais sistemas, agendas ou rituais você pratica para garantir que a liderança aconteça?

 

Eu recomendo que você tenha um formato estruturado para maximizar a eficácia das suas conversas pessoais ou junto à equipe. É claro que este formato irá depender muito da realidade das atividades e das entregas de sua equipe, mas eu particularmente gosto dos seguintes formatos:

 

1. Check in individual

Frequência: Semanal

Tempo: 5 a 15 minutos

Um check in é muito diferente de uma reunião, principalmente que o check in vai sempre gerar em torno de duas perguntas:

  1. Quais são as suas prioridades para esta semana?
  2. Como eu posso ajudar?

Note que você não estará procurando por uma lista de afazeres pelo membro da equipe. Você simplesmente estará discutindo com o membro as prioridades, os obstáculos e as soluções em tempo real, enquanto o trabalho acontece. E muito menos você estará focando no passado, que é o que acontece quando estes check ins tornam-se reuniões mensais.

 

2. Check in da equipe

Frequência: Diária

Tempo: 5 a 15 minutos

Da mesma forma como acontece um check in semanal com cada membro da equipe, um check in da equipe é quando você reúne a equipe no início do dia, e geralmente de pé discute-se rapidamente o que está programado para acontecer no dia em termos de entrega da equipe.

 

3. Reunião semanal de Governança da equipe

Frequência: Semanal

Tempo: 30 minutos a 01 hora.

Agora com uma cadência um pouco mais aprofundada que os check ins individuais e da equipe, a reunião semanal de Governança tem como propósito promover mudanças e ajustes na governança da equipe em termos de papéis e responsabilidades, trazer atualizações de status de projetos em andamento e abre oportunidade para que os membros peçam e ofereçam ajuda. Também é quando a equipe tem a oportunidade de entender como o andamento do seu trabalho no dia-a-dia está se conectando com os objetivos da equipe a médio e longo prazo.

 

4. Reunião "All Hands"

Frequência: Mensal

Tempo: 01 a 02 horas.

Esta reunião conhecida como "all hands meeting" ou também conhecida como "town hall meeting", é quando todos na empresa tem a oportunidade de participar de uma reunião com a liderança para entender o que está acontecendo na empresa além das atividades normais em sua equipe. Esta reunião precisa ter uma boa preparação prévia e não precisa necessariamente ser conduzida pela alta liderança, mas todos aqueles que querem dar visibilidade às suas equipes ou projetos podem se inscrever para se apresentarem nessa reunião. Ela deve ser conduzida de forma dinâmica, precisa trazer assuntos, projetos e notícias que sejam de interesse de toda a empresa e é uma excelente oportunidade para engajar a todos na visão, missão, propósito da empresa, objetivos organizacionais e reforçar valores e traços da cultura organizacional.

 

Você já pratica algum destes formatos que eu mencionei acima? Teria algum outro formato que gostaria de compartilhar? Eu ficaria muito feliz em saber quais práticas você e sua equipe estão adotando para tornar o trabalho de liderar mais conectado com o dia-a-dia da sua equipe.

Flavio Ratzke

Mestre em Liderança e Administração pela Beulah Heights University (Atlanta/EUA) e Certified Personal & Professional Coach.

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